Team assistant till tillverkande bolag i Finspång

Om tjänsten

Vill du ha en varierad roll där du får kombinera struktur, service och förbättringsarbete i en verksamhet med många kontaktytor? Vi söker nu en Team Assistant som vill vara ett viktigt stöd till chefer, ledningsgrupp och medarbetare i det dagliga administrativa arbetet.

I den här rollen får du arbeta både operativt och koordinerande, med ansvar för administrativa processer, informationsspridning, onboarding, systemstöd och olika interna aktiviteter. Du blir en central funktion i verksamheten och bidrar till att skapa struktur, effektivitet och en välfungerande arbetsmiljö.
Detta är ett konsultuppdrag med anställning hos Poolia.

Önskad start i början av juni och löper på ett år framåt med god möjlighet till förlängning.

Dina arbetsuppgifter i huvudsak

I rollen ingår att driva och koordinera administrativa förbättringsinitiativ, hantera dokumentation och årshjul samt säkerställa att interna rutiner, checklistor och policys hålls uppdaterade och efterlevs.

Som Team Assistant kommer du bland annat att:

Stödja chef, ledningsgrupp och medarbetare i administrativa frågor och daglig koordinering.
Hantera onboarding och offboarding av anställda och konsulter.
Administrera behörigheter och ge användarstöd i olika IT-system.
Planera och koordinera möten, workshops och interna arrangemang.
Samordna intern kommunikation och informationsspridning.
Ge support kring reseadministration och praktiska frågor kopplade till resor.
Hantera beställningar, inköp och koordinering mot leverantörer och fastighet.
Driva och följa upp administrativa förbättringsinitiativ.
Ge administrativt stöd inom arbetsmiljöarbete, checklistor och tillbudsrapportering.
Ansvara för uppföljning av aktiviteter kopplade till verksamhetens årshjul och interna processer.

Vem är du?

Vi söker dig som är en strukturerad och serviceinriktad person med förmåga att skapa ordning och driva administrativa processer framåt. Du trivs i en koordinerande roll med många kontaktytor och har lätt för att samarbeta med både chefer och medarbetare.

Du arbetar självständigt, tar initiativ och har ett lösningsorienterat arbetssätt. Samtidigt är du flexibel och tycker om att hantera varierande arbetsuppgifter i en föränderlig miljö.

För att lyckas i rollen ser vi att du:

Har erfarenhet av administrativt och koordinerande arbete.
Är van att arbeta strukturerat och prioritera mellan olika uppgifter.
Har god kommunikativ förmåga på svenska och engelska, både muntligt och skriftligt.
Har god systemvana och lätt för att sätta dig in i nya digitala verktyg och processer.
Är ansvarstagande, noggrann och har hög servicekänsla.
Trivs med att arbeta både operativt och med förbättringsarbete.

Det är meriterande om du har erfarenhet av:

Arbete i större organisationer eller matrisorganisationer.
Behörighetshantering och administrativa IT-system.
Arbetsmiljörelaterade administrativa processer.
Projektledning eller verksamhetsutveckling.

Om verksamheten

Konsultrollen passar dig som på kort tid vill skaffa dig bred erfarenhet. Vi erbjuder dig chansen att arbeta på populära arbetsplatser med välkända varumärken där du kan utveckla din kompetens och bredda ditt CV. Du kommer att trivas som konsult om du söker en värld av spännande uppdrag och nya kontaktnät. Vid din sida har du din konsultchef som agerar bollplank och stöttar dig i att lyckas på dina uppdrag. Vi vill att du ska må bra och trivas med oss på Poolia. Därför erbjuder vi dig friskvårdsbidrag, rabatter på olika träningsanläggningar och ordnar regelbundet sociala aktiviteter. Självklart omfattas din anställning på Poolia av kollektivavtal, försäkringar, tjänstepension samt företagshälsovård.