Eventkoordinator

Lunds universitet grundades 1666 och rankas återkommande som ett av världens främsta lärosäten. Här finns omkring 46 000 studenter och 8 500 medarbetare i Lund, Helsingborg och Malmö. Vi förenas i vår strävan att förstå, förklara och förbättra vår värld och människors villkor.
MAX IV söker nu en eventkoordinator.
Ditt team
Eventkoordinatorn ansvarar för planering, koordinering och kommunikation (internt och externt), genomförande och uppföljning av konferenser, interna och externa möten, workshops och evenemang riktade till forskare, användare, industri-användare, samarbetspartners och advisory boards inom MAX IV. Rollen innebär även att knyta sponsorer till event och konferenser, vilket omfattar bearbetning av samt kommunikation med företag och industri som är relevanta för MAX IV:s forskning och verksamhet. Rollen säkerställer professionell administration och koordinering, hög kvalitet och god service under hela eventprocessen. Rollen omfattar även praktiskt genomförande, vilket kan innebära arbetsuppgifter av enklare karaktär.
Rollen är placerad i den administrativa divisionen, avdelningen Kommunikation. Man arbetar i nära samverkan med framför allt den vetenskapliga divisionen, men även med övriga divisioner och avdelningar.
Vill du arbeta på en av världens ljusstarkaste synkrotronljusanläggningar?
Dina huvudsakliga arbetsuppgifter kommer att vara
Planering och förberedelser
Planera, koordinera och kvalitetssäkra MAX IV:s användarmöten, konferenser och advisory board‑möten
Kommunicera externt och internt och målgruppsanpassa kommunikationen samt i vissa fall ta fram webbplatser för konferenser
Upprätta detaljerade tidsplaner och säkerställa förberedelser hos interna och externa deltagare
Koordinera agendor, talare, moderatorer och material
Boka lokaler, teknik, catering och andra resurser
Ha kontroll på ekonomin för respektive event
Bearbeta sponsorer
Administration 

Genomförande
Säkerställa att logistik, teknik och mötesflöde fungerar enligt plan
Ansvara för deltagarhantering, registrering och värdskap på plats i samarbete med LU Konferens
Ge stöd till talare och paneler (presentationer, upplägg, praktiskt stöd)
Hantera information, utskick och dokumentation samt att beställa och ibland utföra kommunikationsuppdrag
Säkerställa professionell service och proaktivitet

Uppföljning och administration
Samla in, sammanställa och förpacka och kommunicera utvärderingar och uppföljningar
Hantera budgetuppföljning och kostnadsrapportering för genomförda event
Utveckla rutiner och checklistor för effektiv eventprocess
Implementera ”lessons learned” för att kunna utveckla en effektiv och ändamålsenlig koordineringsprocess 

För att bli framgångsrik i denna roll krävs att du har följande kvalifikationer:
Krav på utbildning och erfarenhet
Eftergymnasial utbildning inom event, kommunikation, eller motsvarande kompetens förvärvad genom erfarenhet
Erfarenhet av att koordinera möten och evenemang för en nationell forskningsanläggning.  
Erfarenhet av digitala och hybrida mötesformat
Erfarenhet av administrativt arbete och arbete med Creative Suite, Microsoft Office-paketet, Canva, Wordpress, Sharepoint and Droopal.
Erfarenhet av att marknadsföra större event med interna och externa parter och producera och publicera innehåll i olika digitala kanaler
Erfarenhet av att ta fram innehållsstrategier för sociala medie-plattformar och för nyhetsbrev samt erfarenhet av att arbeta med kommunikation inom ramen för LightSources-samarbetet
Erfarenhet av att bygga webbplatser för konferenser och andra event
Erfarenhet av att kommunicera erbjudanden inom synkrotronforskning för näringslivet

Krav på färdigheter och kompetenser
Mycket god organisatorisk och administrativ förmåga
Förmåga att se vad som behöver göras och att vara proaktiv
Mycket god kommunikativ förmåga på engelska, både muntligt och skriftligt
God teknisk vana, särskilt i mötes- och konferenssystem (t.ex. Zoom, Teams, streamad teknik) samt i Adobe Creative Suite
God vana att hantera olika sociala medie-plattformar och CMS 
God vana att ta fram kommunikationsmaterial till privata näringslivet
Förmåga att arbeta strukturerat med detaljerade tidsplaner och parallella uppdrag

Nedan ses som meriter
Erfarenhet av att koordinera möten för advisory boards, vetenskapliga konferenser eller större vetenskapliga möten
Kännedom om forskningsmiljöer eller forskningsinfrastruktur
Erfarenhet av budgethantering eller inköp
Projektledarutbildning eller motsvarande är en fördel

Som person är du ..
.. serviceinriktad och professionell i kontakt med olika målgrupper. Du är kommunikativ, strukturerad och noggrann med god förmåga att prioritera. Vidare är du självständig och initiativtagande, med förmåga att lösa problem snabbt och känner dig trygg i roller som kräver koordinering och värdskap. Du har ett flexibelt och anpassningsbart förhållningssätt och är bekväm i en miljö med snabbt skiftande förutsättningar.
Vi erbjuder
När du går med i vårt MAX IV-team så kliver du in i en värld bland den främsta vetenskapen. Vi synliggör det osynliga genom att stödja forskare från hela världen att generera vetenskapliga resultat till förmån för samhället. Vi erbjuder dig en mångkulturell arbetsmiljö med stora möjligheter för personlig utveckling och med respekt för en sund balans mellan arbete och privatliv.
Övrigt
Rollen kan innebära vissa resor och arbete utanför ordinarie kontorstid vid behov.
För mer information:
Om Lunds universitet - jobba hos oss
Compensation & benefits – MAX IV (lu.se)