Administratör till regionkontoret Örebro, vikariat

Om Kriminalvården
Kriminalvården växer – vi bygger nytt, bygger om och bygger till och söker nu fler medarbetare. Vårt viktigaste mål är att minska återfall i brott – att bryta den onda cirkeln. Lyckas vi med det blir samhället tryggare och säkrare för alla. Vi är den myndighet som ansvarar för anstalter, frivård, häkten och klienttransporter.
Arbetsbeskrivning
Din huvuduppgift som administratör är att stödja såväl regionchefen som övrig regionalt placerad personal i administrativa ärenden. Som administratör har du en registratorsfunktion som svarar för rådgivning, stöd och utbildning till lokal nivå i diarieföringsfrågor.
Arbetsuppgifterna består av diarieföring i systemet Platina samt registrering av uppgifter i andra administrativa stödsystem, arkivering, ärendebevakning, posthantering, beställningar, inköp och fakturahantering. Även upprättande av kallelser, dagordningar samt förande av protokoll vid regionala möten ingår. I arbetsuppgifterna ingår även daglig bevakning av telefon, mail, fax, samt tillsyn av lokaler, utrustning och viss teknisk support.
För den här tjänsten söker vi en serviceinriktad och strukturerad medarbetare till en kombinerad roll som administratör och konferensvärd. I tjänsten ansvarar du för både administrativa uppgifter och att skapa en välkomnande miljö för våra besökare till vår interna konferens. Som konferensvärd planerar och bokar du konferenser, samordnar med deltagare och säkerställer att allt är klart inför konferens. Du hanterar kontakt med både interna och externa parter och arbetar i Microsoft Outlook för att hålla koll på möten och deadlines.
Administrativt arbetar du med fakturering, beställningar av kontorsmaterial och olika inköp. Du assisterar vid insläpp, hanterar inpasseringskort och ser till att informationsmaterial finns tillgängligt. En viktig del av rollen är att säkerställa besökarnas trivsel och säkerhet. Du förbereder lokaler inför konferenser, följer gällande regelverk och hjälper till att upprätta och implementera rutiner inom verksamheten.
Vi söker en person som är noggrann, samarbetsvillig och proaktiv, med förmåga att hantera flera uppgifter samtidigt. Erfarenhet av konferensplanering eller liknande arbetsuppgifter är ett plus.
 
Kvalifikationer
Arbetet som administratör är en servicefunktion, vilket ställer höga krav på att du är serviceinriktad. För oss innebär detta att du är tillmötesgående i ditt bemötande samt har intresse, vilja och förmåga att hjälpa andra och få verksamheten att fungera smidigt. Du är lugn och trygg i dig själv och kan hantera stressade situationer på ett bra sätt. Vidare har du förmågan att kunna planera, organisera och prioritera arbetet på ett effektivt sätt så att viktiga arbetsuppgifter upprätthålls. Du är också flexibel och har därmed lätt för att anpassa dig till ändrade omständigheter och se lösningar i uppkomna situationer. Din samarbetsförmåga är mycket god och du har därför lätt för att bygga relationer. Du kan ta ansvar för din uppgift där du självständigt driver dina processer vidare. Vi förutsätter att du har god IT-kompetens och en väl utvecklad administrativ förmåga.
För att trivas och lyckas i ditt uppdrag är det viktigt att du delar Kriminalvårdens grundläggande värderingar om en human människosyn, respekt för individen och tron på att människan är utvecklingsbar. Du är även medveten om och har förståelse för hur bakgrund, kultur och grupptillhörighet påverkar dig själv och andra. Vidare förväntas du med ditt förhållningssätt bidra till att alla blir likvärdigt bemötta. Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet.
Vi söker dig som har:
Fullständig gymnasieexamen
Eftergymnasial utbildning inom administration                            
Erfarenhet av administrativt arbete 
Goda kunskaper i svenska språket i såväl tal som skrift
Goda datakunskaper                                                                         

Det är även meriterande med:
Gymnasieexamen med inriktning mot administration
Utbildning i Officepaketet
Erfarenhet från liknande tjänster
Erfarenhet av statlig eller kommunal verksamhet
Minst 3 års erfarenhet av kundservice

Övrigt
Kriminalvården har valt att ta bort det personliga brevet och ersatt det med urvalsfrågor som är relevanta för tjänsten. Svaren i urvalsfrågorna och CV ligger till grund för om du är kvalificerad att gå vidare i processen.
För att bli aktuell för anställning inom Kriminalvården krävs att du motsvarar högt ställda krav gällande lämplighet, omdöme, säkerhets- och sekretessmedvetande och att du följer gällande lagar. Det innebär att du står upp för demokratiska värderingar och den statliga värdegrund som gäller för Kriminalvårdens verksamhet.
Vissa befattningar är placerade i säkerhetsklass och då kommer en säkerhetsprövning med registerkontroll att genomföras innan beslut om anställning fattas. För vissa säkerhetsklassade tjänster krävs svenskt medborgarskap. Kriminalvården välkomnar sökande med olika bakgrund och erfarenheter. Läs mer om säkerhetsprövningen på: https://www.kriminalvarden.se/jobba-hos-oss/rekryteringsprocessen/sakerhetsprovning-vid-rekrytering/
Befattningen kan innebära krigsplacering vid Kriminalvården. Läs mer om krigsplacering på: https://www.kriminalvarden.se/jobba-hos-oss/rekryteringsprocessen/krigsplacering/ 
Individuell lönesättning tillämpas.
Provanställning kan komma att tillämpas.
Kriminalvården strävar efter en jämn könsfördelning och ökad mångfald. 
För att skicka in din ansökan, klicka på ansökningslänken i annonsen. Frågor om hur du ansöker och lägger in ditt CV ställer du direkt till Varbi. Frågor om specifika jobb besvaras av den kontaktperson som anges i annonsen. 
Vi undanber oss vänligen men bestämt direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av rekryteringsannonser. Kriminalvården har upphandlade avtal. 

Öppen för alla
Vi fokuserar på din kompetens, inte dina övriga förutsättningar. Vi är öppna för att anpassa rollen eller arbetsplatsen efter dina behov.