Trafikdirektörskoordinator

Trafik och samhälle

Trafik och samhälle är en del av Region Uppsala, en av Uppsala läns största arbetsgivare. På vår förvaltning arbetar cirka 100 medarbetare. Vår verksamhetsidé är att utveckla och bedriva hållbara transporter för ett växande Uppsala län. Vi utvecklar bland annat infrastrukturen och kollektivtrafiken inom länet. Under varumärket UL bedrivs kollektivtrafik i samarbete med upphandlade trafikföretag. Våra medarbetare har en stor bredd av kompetenser och arbetar bland annat med verksamhetsutveckling, upphandling, samhällsplanering, trafikplanering, systemförvaltning, ekonomi, försäljning och kundtjänst.

Vill du vara med och göra skillnad i människors vardag? Att jobba hos oss innebär att underlätta vardagen för våra resenärer varje dag, och att möta behoven i ett växande län. Vi söker nu en lösningsorienterad koordinator för en dynamisk och omväxlande roll mitt i verksamheten. Du är ett kvalificerat administrativt stöd till trafikdirektören och en viktig resurs för förvaltningen där du säkerställer och utvecklar våra interna administrativa processer.

Tjänsten är placerad direkt under trafikdirektören.

Ditt uppdrag
Vi söker ett kvalificerat ledningsstöd som ska bistå trafikdirektören i det dagliga arbetet med ansvar för planering och koordinering samt intern administration.

Du är länken mellan trafikdirektören och övrig förvaltningsorganisation, externa partners mm, där du samordnar och prioriterar interna och externa mötesförfrågningar samt planerar in vilka underlag som behöver tas fram eller godkännas inför de olika mötena. Du är trafikdirektörens högra hand och bereder ärenden till politik och koncernledning samt tar initiativ till aktiviteter som underlättar och förenklar dennes arbete. I arbetsuppgifterna ingår att själv ta fram, eller från övriga organisationen beställa och kvalitetssäkra, underlag inför sammanträden samt skriva mötesanteckningar och korta PM i aktuella frågor.

Exempel på arbetsuppgifter:
• Stödja trafikdirektör med bokning av möten, hantering av e-post, agendor till möten, bokning av resor, planering av konferenser, diarieföring, rapportering och presentationsmaterial etc
• Stödja trafikdirektör med framtagande av underlag till möten och säkerställa spridning av information till berörda chefer t.ex. från regiondirektörens ärendeberedning, koncernledningsmöten, registratur etc.
• Ta anteckningar på möten och säkerställa att uppgifter delegeras till chefer och att trafikdirektören har rätt underlag till mötet.
• Fakturahantering i Agresso
• Informera och stödja chefer och medarbetare så att delegation och avtalssignering följer uppsatta riktlinjer.
• Beställning/bokning av fika, profilmaterial, material till lokaler

Dina kvalifikationer
Du har gymnasieexamen och erfarenhet av att vara ledningsstöd samt haft en koordinerande roll t.ex. som VD-assistent eller liknande. Du har mycket goda kunskaper inom Office 365 och mycket god språklig förmåga både i tal och skrift på svenska.

Det är meriterande om du har erfarenhet av att arbeta inom offentlig verksamhet och gentemot politiken med liknande arbetsuppgifter.

Din kompetens
Du har en god administrativ förmåga, arbetar smidigt med andra, är kommunikativ samt har ett lösningsorienterat förhållningssätt. Du är initiativtagande och tar ansvar för din uppgift och för att driva processer framåt. Du planerar, organiserar och prioriterar arbetet på ett effektivt sätt och gillar att skapa struktur som hjälper andra att leverera det de ska. Du har mycket god servicekänsla, där du ser att ditt bidrag till verksamheten är att skapa förutsättningar och underlätta för andra.

Vidare har du lätt för att anpassa dig till ändrade omständigheter och har intresse, vilja och förmåga att hjälpa andra och leverera lösningar och undanröja hinder för att arbetet ska rulla på. Du uppskattar ett högt arbetstempo och ett varierat arbetsinnehåll samt har förmåga att arbeta självständigt, strukturerat och leverera med kvalitet i arbetet. Vi kommer att lägga stor vikt vid personlig lämplighet.

Vi erbjuder
Tjänsten är tillsvidare med tillträde enligt överenskommelse. Möjlighet till hybridarbete finns.
Vårt moderna kontor ligger mitt i centrala Uppsala, i direkt anslutning till Uppsala resecentrum.

Hos oss får du förmåner som gör skillnad, läs om förmånerna här (https://regionuppsala.se/formaner/).

Vill du veta mer?
Vill du ha mer information om tjänsten kontakta förvaltningsdirektör Karin Svingby via karin.svingby@regionuppsala.se eller 018-617 48 83. (tel:0186174883)

Fackliga företrädare nås via Region Uppsalas växel, 018-611 00 00.

Vill du jobba med oss?
Välkommen med din ansökan via länken nedan.

Region Uppsala värdesätter de kvaliteter som jämn könsfördelning och mångfald tillför verksamheten och ser gärna sökande av alla kön och med olika födelsebakgrund, funktionalitet och livserfarenhet.

Region Uppsala krigsplacerar all tillsvidareanställd personal utifrån totalförsvarets behov. Detta innebär för den enskilda medarbetaren inga förpliktelser i fredstid utan är enkom en planeringsåtgärd.

Inför beslut om anställning, sker kontroll av misstanke- och belastningsregister avseende samtliga arbetssökanden som i den sökta anställningen kan komma att arbeta inom psykiatrisk sjukvård, habilitering, vård av barn och ungdom eller tvångsvård av missbrukare, områden som omfattas av fakultativa registerutdrag. Detta gäller således alla som kommer att arbeta patientnära, även om arbetsuppgifterna i nuläget inte är tänkta att huvudsakligen innehålla arbete med ovan nämnda patientgrupper.

Denna rekrytering sker helt genom Region Uppsalas försorg och vi undanber oss telefonsamtal från rekryteringsföretag och annonsförsäljare.