Office Manager till Olink

Nu har du chansen att söka en nyckelroll i hjärtat av en internationell och snabbväxande Life Science-verksamhet. Som Office Manager på Olink är du personen som får allt att fungera, från det dagliga flödet på kontoret till att skapa en arbetsmiljö där både människor och verksamhet kan prestera på topp. Du driver och koordinerar allt från kontorsservice till event och aktiviteter som stärker både kultur och trivsel. Här kliver du in i en dynamisk miljö med högt tempo, många kontaktytor och stort eget ansvar, där du får vara med och påverka, utveckla och göra verklig skillnad varje dag. Vi ser fram emot din ansökan!
Om tjänsten
Olink - En del av Thermo Fisher Scientific har vuxit explosionsartat de senaste åren och har på kort tid gjort avtryck världen över. Deras banbrytande produkter används idag av ledande forskningsinstitut och läkemedelsbolag för att driva fram nästa stora genombrott inom medicin. Med huvudkontor och service-lab i både Uppsala och Boston är Olink en verkligt global aktör inom Life Science. Här utvecklas och används tekniken för att ge ny förståelse för komplexa sjukdomar som cancer, hjärt- och kärlsjukdomar och neurologiska sjukdomar, forskning som på riktigt kan förändra människors liv.
I rollen som Office Manager tillhör du Global Facility Management & EHS-teamet som består av sex personer och kännetecknas av stark teamkänsla, tydlig kommunikation och ett gemensamt driv att ständigt förbättra verksamheten. Tillsammans arbetar ni för att säkerställa en säker, funktionell och inspirerande arbetsplats.
Du kommer ha en central och varierad roll där du ansvarar för att koordinera, utveckla och följa upp kontorsservice. I praktiken innebär det att du har en nyckelroll i att få vardagen på kontoret att fungera smidigt, från att säkerställa att leverantörer levererar enligt avtal, till att stötta verksamheten med allt från mindre ärenden till större förändringar i kontorsmiljön. En vanlig dag kan innebära att du hanterar inkommande ärenden kopplade till kontoret, exempelvis allt från trasig utrustning till behov av ombyggnation eller anpassningar i lokalerna, där du ansvarar för att koordinera rätt resurser och följa upp att arbetet blir genomfört. Du har löpande kontakt med leverantörer inom exempelvis städ, reception, avfallshantering och catering, och säkerställer både kvalitet, kostnadseffektivitet och god dokumentation. Du arbetar också nära verksamheten och fungerar som ett stöd i frågor kopplade till arbetsplatsen, där du bidrar med struktur, uppföljning och tydlig kommunikation. Rollen innebär även ansvar för att planera och koordinera event och aktiviteter, samt att säkerställa att kontorsmiljön är trivsam, fungerande och i linje med verksamhetens behov.
Utöver det operativa arbetet förväntas du ha ett framåtblickande perspektiv, där du identifierar förbättringsområden och driver initiativ för att utveckla och effektivisera Facility Management-tjänsterna. Du samarbetar tätt med interna expertfunktioner och bygger upp ett brett kontaktnät, samtidigt som du har möjlighet att påverka och utveckla arbetssätt över tid.
Det här är ett konsultuppdrag vilket innebär att du kommer vara anställd av Academic Work och arbeta som konsult hos Olink. Uppdraget kommer att vara på heltid och förväntas pågå minst fram till juni 2027. Det kan finnas möjlighet till förlängning och överrekrytering, förutsatt att utrymme för det finns och att alla parter är nöjda med samarbetet.
Varför jobba hos Olink?
Du blir en del av en dynamisk och utvecklande arbetsmiljö där det händer mycket
Du arbetar i ett team med stark sammanhållning och hög kompetens
Du får stort ansvar och möjlighet att påverka och förbättra arbetssätt
Du arbetar i attraktiva kontorsmiljöer med en energifylld atmosfär
Möjligheten att arbeta på en arbetsplats som våra nuvarande konsulter beskriver som fantastisk

Arbetsuppgifter
I rollen kommer du bland annat att:
Ansvara för att dokumentation, kommunikation och uppföljning kopplat till entreprenörer, leverantörer och konsulter håller hög kvalitet
Följa upp leveranser och säkerställa att avtal efterlevs, samt agera kontaktperson vid dialog och avvikelser
Stötta verksamheten i frågor kopplade till Facility Management, inklusive uppföljning av kostnader och budget
Koordinera och kvalitetssäkra kontorsservice såsom reception, städ, avfallshantering, catering och övriga tjänster
Ta emot, prioritera och hantera inkommande ärenden, allt från enklare kontorsfrågor till större anpassningar i lokalerna
Säkerställa att rätt ärenden eskaleras vidare internt och följs upp tills de är lösta
Planera, boka och koordinera event, möten och aktiviteter kopplade till kontoret
Arbeta proaktivt med att utveckla och förbättra Facility Management-tjänster och arbetssätt
Säkerställa att avfallshanteringen fungerar smidigt, effektivt och enligt gällande riktlinjer
Ha ett nära samarbete med interna funktioner och bygga långsiktiga relationer med externa leverantörer

Vi söker dig som
Har minst gymnasieutbildning
Har erfarenhet från serviceyrken
Har erfarenhet av administration och koordinering
Är mycket bekväm med Office-paketet
Har god systemvana och lätt för att sätta dig in i nya system
Är mycket bekväm med svenska och engelska i både tal och skrift då det krävs för att kunna utföra arbetet

Det är meriterande, men inget krav, om du har
Erfarenhet från en liknande roll
Erfarenhet av arbetsledning eller ansvar för leverantörer inom exempelvis städ eller kontorsservice
Eftergymnasial utbildning inom exempelvis fastighet, säkerhet eller ekonomi

Viktigast av allt, din personlighet
Du är en kommunikativ och lösningsorienterad person som trivs i en roll med många kontaktytor. Du arbetar strukturerat och självständigt, samtidigt som du har en god samarbetsförmåga och ett prestigelöst förhållningssätt. Du har förmågan att hantera flera uppgifter parallellt och är skicklig på att prioritera och driva arbetet framåt. Vidare har du ett proaktivt arbetssätt och en vilja att ständigt förbättra och utveckla både processer och arbetssätt.